こんにちは、プロフェッショナルプリセールスラボの黒澤です。

今日は税務署に行き諸々手続きを行ってきました。資料の提出等行ってきたわけですが、そこで困ったことがあったのです。以下、税務署の担当者とのやり取りを回想・・・

黒澤:「いろいろ説明ありがとうございます。この資料を提出すればよいのですね?」

担当:「はい、そうです。この資料のコピーを取られますか?」

黒澤:「すみません、どんな時にコピーが必要になるのですか? とっておいた方が良いのですかね?」

担当:「銀行口座を作るときに必要になる場合があるようですよ。」

黒澤:「そうですか、じゃあ、コピーをお願いできますか?」

担当:「すみませんが、コピーはご自身でとってください。」

黒澤:「???」

担当:「近くのコンビニでとれますので・・・」

黒澤:「近くって、、、どこですか?」

担当: ~ この後、コンビニの場所の説明 ~

黒澤:「分かりました、、、コピーとっておいた方がよいですよね。行ってきます・・・」

せめて、有料でもよいから施設内にコピー機を置いてほしい。雨も降ってきたし、コピーを取るだけで大変でした。こうしたところから見ても、お役所の人にも「サービス精神」が欲しいところです。

・・・・・

さて、プレゼンテーション資料を作る際に予め留意しておきたいことがあります。それは何かというと、

  • 自分や会社(周り)と同じ前提知識、情報があると思っていてはダメ

なので、一つの言葉、表現にもこだわって気を配ることをお勧めしています。

プレゼンテーション資料を見た人が、「何だか難しい」と思ってしまったら、その先は読んでくれません。

だからこそ、如何に簡単に伝えるか、が大事なわけです。

よくある失敗例としては、、、

  • 長ったらしい文章であるため、最後まで読まないと言いたいことが分からない
  • 複雑な図表、図版を作成しているため、細部まで見ないと言いたいことが分からない

どうしても「細部」にこだわると、上記のような状態に陥りがちです。

そうならないために、1ページ1メッセージを大原則として、文章にしろ図版にしろ、そこから言いたいことを1つだけ強調することがコツです。

ぜひ、ご自身が作成される資料を見直してみてください。