こんにちは、プロフェッショナルプリセールスラボの黒澤慎です。
ここ数日は本当に寒いですね。昨日、息子のサッカーの試合観戦に行っていたのですが、寒さで体が凍るかと思いました。
身を縮めていたので、お陰で肩・腰に痛みが・・・。寒さに負けず、動いていきましょう。
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さて、今日は「メール」について書いてみたいと思います。
いろいろな方のメールを拝見すると、結構な確率でメールの最後に次の一文が入っています。
「よろしくお願いします。」
私は、この一文を見たときにドキッとすることがあります。
「何かお願いされてるの？」と。
ビジネスでメールを使う場合の注意点
私がプリセールスコンサルタントとして駆け出しの頃、上司にメールでの表現についてかなり教育をされました。そこで学んだのはどういうことかというと、
「ビジネスで使うメールでは、グレーゾーンを残すな」
ということでした。
どういうことか。
上記の「よろしくお願いします」が典型的なパターンです。
この一文だけでは、「何を」「よろしくお願い」なのか分かりません。
もしかしたら、メールの送り手は何らかの返答を求めているかもしれないし、そうではないかもしれない。
これが、無駄な「グレーゾーン」を生んでしまい、時には「メールを送ったけど、返信がもらえない」というような、職場でよくある事象を引き起こしてしまうのです。
メールでグレーゾーンを生まないために
こうした、メールでの「グレーゾーン」を生まないために私が教わったことは、メールの相手にやってほしいことをきちっと表現する、という当たり前のことでした。
具体的には次のような表現を使います。
- 「ご指示くださいますようお願いします。」
- 「ご確認のうえ、お返事くださいますようお願いします。」
メールをもらった人は、どうしなければいけないか分かりますよね。
「指示しないといけないんだな」「返事しないといけないんだな」
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いかがでしょう。
今日ご紹介したケースは、私が所属していた職場でもかなり見られました。
恐らく、あなたの職場でもよく見られると思うので、注意してみてみてください。
そして、メールでグレーゾーンを生まないように、ちょっとだけ配慮してみてください。余計なトラブルの防止になりますよ。
